А також – поради від менторів та опитувальник для саморефлексії.

Три місяці в Україні тривав проєкт «Ре:старт. Безпечний простір для вашого бізнесу». Впродовж цього часу організатори, зібравши заявки від представників малого та середнього бізнесу та провівши відбір, надавали їм приміщення для офісів та підтримку, щоб вони могли перезапустити бізнес-процеси, знайти нові рішення, які б працювали в нових реаліях, та знову «стати на ноги». Наразі, коли проєкт завершився, переможці були визначені і результати опрацьовані, кураторка бізнес-взаємодії та Change organization manager Програми Діана Натхір поділилася результатами та головними уроками «Re:старту».

Програма підтримки малого та середнього бізнесу «Ре:старт. Безпечний простір для вашого бізнесу» з’явилась як реакція на ті труднощі, з якими зіштовхнулися малий та середній бізнеси з початку повномасштабного вторгнення в Україну. Велика кількість перемінних, вимушена релокація, втрата частини бізнесу через воєнні дії, відсутність комунікацій через обстріли критичної інфраструктури – це лише малий перелік перешкод, з якими довелося мати справу власникам і управлінцям по всій країні. Підприємці потребували не тільки підтримки, але і можливостей створити облаштоване та забезпечене всім необхідним місце для роботи команди в перехідний період.

Програма виникла за максимальної синергії. Мережа бізнес-центрів Києва Forum Group надала учасникам безкоштовні офісні приміщення на час її перебігу, одна з провідних бізнес-шкіл України KSE Graduate Business School забезпечила якісними бізнес-консультаціями та щомісячним аудитом, бізнес-спільнота Board – менторською підтримкою, a Mind.ua – інформаційною підтримкою.

Переможцями програми стали: Юрій Жайворонок та Денис Левченко (Creative Depo, виробники дизайнерського мерчу. Саме вони створили вже знамениту футболку з надписом I am Ukrainian, в якій Президент України Володимир Зеленський з’явився у ролику до Дня пам’яті та примирення), Євгенія Аратовська (Україна Без Сміття, що займається сортуванням та переробкою сміття, а також надає сервіс сортування відходів під ключ фізичним особам і компаніям та створює для цього відповідну екосистему), а також Кирило Бодюл (EatMarket, мережа магазинів, що здійснює реалізацію м’ясних, ковбасних і молочних виробів та продаж ексклюзивної продукції для ресторанів).

Робота з цими та іншими підприємцями стала дуже продуктивною, допомогла краще зрозуміти потреби бізнесу в часи війни та перехідні нестабільні періоди, а сама Програма допомогла отримати зріз галузей бізнесу, компанії в яких потребували найбільшої підтримки. На початковому етапі ми отримали 27 заявок на участь від компаній з різних галузей:

  • Рекламна та маркетингова агенція (6 компаній)
  • Виготовлення корпусних меблів (2 компанії)
  • Розробка та впровадження програмного забезпечення / продаж soft (2 компанії)
  • Продаж одягу власного виробництва (2 компанії)
  • Продаж та експорт м’ясо-молочної продукції, мережа магазинів
  • Проєктне бюро дизайну та архітектури
  • Продаж промислового насосного обладнання закордонного виробництва
  • Послуги дезінфекції, дератизації, дезінсекції та фумігації
  • Логістичні послуги залізничного перевезення
  • Важке виробництво обладнання магнітної та електромагнітної сепарації
  • Послуги з надання технічної інвентаризації та послуги землевпорядкування
  • Послуги з управління господарською діяльністю та нерухомістю
  • Сервіс сортування відходів для бізнесу та населення
  • Виготовлення дизайнерських хустинок
  • Консалтинг для сімейного бізнесу та спадкоємців сімейного бізнесу
  • Школа програмування для дітей
  • Ріелторська агенція
  • Послуги реставрації модульних АЗС
  • Продаж взуття світових брендів
  • Продаж дизайнерської подарункової упаковки

Що представляють наступні сфери:

  • Виробництво
  • Експорт та реалізація харчової продукції
  • Архітектурні послуги
  • Продаж технологічного та промислового обладнання
  • Послуги бізнесу та населенню
  • Логістичні послуги
  • Машинобудування
  • ІТ сектор
  • Сфера заготівлі і переробки відходів
  • Текстильне виробництво
  • Реклама та маркетинг
  • Сфера освіти
  • Продажі

20 з представлених вище бізнесів розташовувалися в Києві. Ще 7 працюють або працювали в інших регіонах України, 2 з них не планують релокацію, а інші 5 релокувались або планують переїхати до Києва та Київської області.

Виклики війни та причини релокації 

Ще на початковому етапі Програми ми зібрали перелік основних труднощів, з якими зіштовхнулись бізнеси з початком повномасштабного вторгнення:

  • Розташування більшої частини промислових об’єктів, сировиною та продуктами яких користувались, на окупованих територіях.
  • Втрата роздрібних точок або виробничих потужностей через безпосередні воєнні дії.
  • Зруйновані логістичні маршрути та зупинка роботи окремих логістичних центрів.
  • Зниження інвестиційної привабливості проєктів компанії та самої компанії відповідно.
  • Втрата великої частки ринку (через відмову працювати з ринками рф та білорусі й через втрату або зниження попиту на продукцію в межах України).
  • Зменшення кількості клієнтів та обігу в компанії відповідно, зниження значень середнього чеку.
  • Неактуальність послуг або товарів, які після 24.02.22 стали для багатьох клієнтів «несвоєчасними».
  • Логістичні проблеми (у тому числі експорту необхідної в роботі сировини, матеріалів, компонентів, обладнання тощо) та зростання цін на енергоносії.
  • Закриття компаній-контрагентів, сталих партнерів і компаній-посередників або перебої в їх роботі.
  • Втрата значної частини команди, включно з вузькопрофільними працівниками та спеціалістами, яких складно замінити.
  • Тимчасове блокування певних процесів і процедур на державному рівні, тривалість виходу нових політик і законопроєктів.
  • Додаткові обмеження і заборони на державному рівні, додатковий фінансовий моніторинг та посилення відповідальності.
  • Робота з держзамовленням, що з початком повномасштабного вторгнення стала безоплатною.
  • Втрата офісу та/або труднощі зі сплатою оренди.
  • Потреба в релокації компанії та всі пов’язані з нею задачі й виклики.
  • Втрата частини доходу через неможливість певної кількості клієнтів і контрагентів розрахуватись за надані до 24 лютого 2022 року товари і послуги.

Цілі та прагнення новоствореного бізнесу

Попри всі вищеназвані труднощі, більше половини заявників на Програму мали на меті подальше масштабування, розширення та експансію. Частково це пов’язано з тим, що бізнеси, котрі не надають послуги чи товари першої необхідності або активного вжитку, першими відчули на собі проблеми втрати частки ринку і напрацьованої кількості клієнтів. Тож прагнуть через швидкий ріст і зайняття тимчасово звільнених ніш за допомогою нових або адаптованих товарів і послуг компенсувати втрати та зробити бізнес більш стійким в майбутньому.

Таким чином, ті бізнеси, що позиціонували себе як «крафтові» або пропонували індивідуальні продукти і послуги в обмеженій кількості, зіштовхнулись з проблемою росту і подальшого, часто вимушеного масштабування без втрати «душі» бізнесу та індивідуального підходу до клієнта, зокрема з необхідністю замінити деяких членів команди, а певні процеси поставити на потік.

Зріс запит на описання та оптимізацію процесів та роботу в напрямку антикризового менеджменту. Через втрату значної частки локального ринку збільшився також інтерес до теми виходу на міжнародні ринки, продажу товарів через міжнародні платформи і розширення географії послуг. У цілому запити, з якими бізнес приходив у Програму та які вважає на сьогодні найбільш актуальними (що багато в чому є взаємопов’язаним), можна сформулювати так:

Маркетинг та ринок

  • Розширення ринків збуту.
  • Створення нових продуктів та послуг, більш актуальних на даний момент та відповідних потребам.
  • Вихід на міжнародні ринки. 
  • Новий підхід до потреб споживача та зміна профілю споживача.

Бренд-стратегія

  • Формування сильного бренду та захист від копіювань.
  • Стратегія співпраці та колаборацій з іншими брендами.

Персонал та команда

  • Пошук нових методів підбору висококваліфікованих працівників та їх навчання.
  • Зміна концепції роботи команди з урахуванням зміни ними місця проживання (тимчасової або тривалої).
  • Формування посадових інструкцій та стандартів, форматів внутрішніх комунікацій для швидкого набору і навчання нових працівників.
  • Побудова методів роботи з командою в період змін.

Процеси

  • Реорганізація виробничих процесів.
  • Описання та оптимізація процесів.
  • Автоматизація процесу обробки замовлень і складських програм.

Загальна стратегія бізнесу

  • Перехід бізнесу з офлайн в онлайн. 
  • Часткова зміна напрямку продажів з B-B на B-C.
  • Відновлення з одночасним масштабуванням.
  • Зміна фокуса із сервісної моделі на продуктову.
  • Реструктуризація бізнесу.

Поради від менторів програми: як полегшити «перезавантаження» бізнесу

Робота з бізнесом у межах Програми вказала на певні перспективи розвитку та спонукала до конкретних рекомендацій для тих компаній і організацій, що проходять етап перезавантаження та пошуку нових способів росту і розвитку: 

  • Завжди зважувати можливі ризики для бізнесу і заздалегідь готуватись до їх імовірного настання. Як приклад: бізнеси, в яких до початку повномасштабного вторгнення було системно налагоджено роботу і які зіштовхнулись з необхідністю релокації або зміни стратегії бізнесу, пройшли їх значно швидше і безболісніше, ніж колеги по ринку.
  • Відповідальні описання і оптимізація процесів навіть для малого та середнього бізнесу. Важливо не втратити момент настання точки росту, в якій їх відсутність спричиняє хаос та втрату клієнтів через помилки, людський фактор або неможливість закрити попит, що зростає.
  • Сьогодні партнерство та колаборація з іншими брендами та бізнесами дають набагато більше результату, ніж робота наодинці. Починається ера співпраці, завдяки якій не лише з’являються нетривіальні ідеї та продукти, але і значно полегшується процес розширення та «виживання». З’являється все більше реальних та дієвих кейсів співпраці, включно з конкурентами на ринку, що дають неочікувані позитивні результати. Об’єднуватись та групуватись!
  • Експерименти, нестандартні рішення та нові підходи: в розробці нових товарів та послуг, в методах пошуку клієнтів, для експансії на нові ринки тощо.
  • Період відкритої комунікації, в якій можна без остраху запропонувати партнерство будь-якій людині чи компанії, звернутись до будь-кого і отримати зворотний зв’язок. Варто цим користуватись та використовувати можливості особистої комунікації і персональних звернень. Це породжує довіру і відкриває нові можливості.
  • Планувати «на 10 кроків наперед», але і залишатись гнучкими зі здатністю швидко реагувати на зміни в поточний момент часу.
  • Мислити стратегічно, але не намагатись охопити одразу всі можливі напрями та плани. Тестувати, рухатись крок за кроком, йди «в глибину» в тих процесах та проєктах, які потребують ретельності та є пріоритетними. Концентруватись на тому, що дає дохід та найсуттєвіший результат з найменшими зусиллями.

Важливим та недооціненим також залишається впровадження будь-якої зміни в компанії через призму застосування інструментів та стандартів Управління організаційними змінами (Change Organization Management)*. 

*Change Organization Management – практика застосування структурованого підходу до переходу організації з поточного стану в майбутній для досягнення очікуваної вигоди, через зосередження в першу чергу на роботі з усіма стейкхолдерами та учасниками процесу (тобто на людській стороні змін).

Чи готовий ваш бізнес до змін: опитувальник для саморефлексії

Враховуючи, що кожен з бізнесів, якому надавалась підтримка в рамках Програми, планує розвивати нові напрямки або запроваджувати нові процеси, робота з Управління змінами стала необхідною її складовою. Якщо при реалізації організаційного або стратегічного плану поєднати необхідні інструменти Project та Change management, можливо сформулювати ключові запитання до бізнесу та його власника/-ці або очільника/-ці для саморефлексії. Короткий та базовий опитувальник, де кожне наступне питання виходить з попереднього і доповнює загальну картину. 

План впровадженняЗапитання, на які має бути відповідь у процесі
1. Планування і підготовка1. Яка ціль перед нами стоїть? Даний проєкт – це лише інструмент для її вирішення, а яких саме цілей потрібно за його допомогою досягти?2. Як реалізація проєкту вплине на загальну стратегію компанії? Що зміниться? Що стане неактуальним, а що, навпаки, потрібно буде враховувати (нова задача, новий процес, нова людина в команді з певними новими знаннями тощо)?3. Кого має задовільнити реалізація нового проєкту (власники/партнери/клієнти/працівники…)? Як саме? Яку кожен з них отримає вигоду?4. Що кожен з них може, навпаки, втратити при реалізації, або який це для них може викликати дискомфорт, страх перед новим (опір змінам), та як це компенсувати?5. Яких ресурсів потребуватиме запровадження і подальша підтримка проєкту? Чи є вони в нас? Де їх знайти в майбутньому? Чи можливо їх вивільнити або замінити?6. Якими є мінімально важливі вимоги до проєкту (MVP), що задовільнить усі сторони і буде ефективним, щоб потім з часом поступово змінюватись та адаптуватись під поточні потреби?7. З яких підзадач і послідовностей складатиметься даний проєкт? Робота з формуванням бізнес-процесів.8. Чи можливо якусь частину допоміжних процесів (у тому числі тих, в яких не є спеціалістом, або на яких не спеціалізується компанія) віддати на аутсорс? Що це дасть нам в результаті? А що можемо втратити?9. Яких нових партнерів/підрядників/інших стейкхолдерів мені потрібно буде для цього залучити?10. Хто буде керівником проєкту та куруватиме всі пов’язані з ним запитання? Чи достатньо в нього/неї для цього необхідних знань/досвіду/компетенцій/ресурсів?11. Хто буде залучений у процес підготовки (власники/партнери/клієнти/працівники…)? А в процес реалізації? А після запровадження зміни?12. Які саме будуть їхні функції? Чи не заважатиме це основному робочому процесу? Чи не будуть ці функції дублюватись? Чи потрібно для цього їх чомусь додатково навчати чи забезпечувати? Якщо так – як це правильно зробити?13. Які заплановані терміни виконання? А для кожної окремої підзадачі?14. Якими є поточні та майбутні, внутрішні та зовнішні ризики проєкту (чому щось може піти не так у процесі підготовки, реалізації або запровадження проєкту) та як можна їх нівелювати та підготуватись?15. Чи можлива реалізація проєкту та його окремих складових технічно та чи узгоджується з чинними нормами закону?16. Чи враховано можливі та наявні очікування від результату змін всіх учасників проєкту? Як їх узгодити/змінити/задовільнити у відповідності до основної цілі і задач проєкту?17. Як ви зрозумієте, що ви досягли успішного результату, тобто проєкт було успішно реалізовано? За якими критеріями/показниками/тощо зможете виміряти цю «успішність»? Адже ми не впливаємо на те, що не можемо виміряти.18. Чи були вже в досвіді подібні проєкти, де виникали труднощі, або вони були неуспішними? Аналіз та розбір помилок, і як це можна виправити в майбутньому.19. Чи вплине наявна корпоративна культура на можливість успішної реалізації проєкту та його прийняття всіма дотичними? Чи не стане перешкодою та чи не потребує змін?20. Як правильно комунікувати поточні й майбутні зміни в компанії для всіх дотичних?21. З чого варто почати (окремо щодо людей, ресурсів та процесів)?
2. Реалізація і робота з командою/стейкхолдерами1. Які виникають незаплановані обмеження в процесі реалізації та як це змінити (тяглий процес)?2. Якими будуть проміжні точки контролю ходу проєкту на основі визначених критеріїв/показників його «успішності»?3. Підготовка команди до роботи (їх навчання у відповідності до проєкту та змін, що він за собою несе, зворотний зв’язок на етапі підготовки, оцінка ризиків, де в перший період може все «посипатись»).4. Який вигляд матиме ефективний зворотний зв’язок від працівників компанії, хто бере безпосередню участь в змінах, або на кого вони будуть поширюватись? Як уникнути хаосу чи пасивності?5. Який вигляд матиме ефективний зворотний зв’язок від клієнтів компанії, на кого зміни будуть безпосередньо впливати? Як уникнути хаосу або негативної реакції, перейшовши в продуктивну площину?6. Який вигляд матиме ефективний зворотний зв’язок від партнерів/підрядників/постачальників компанії, на кого зміни будуть безпосередньо впливати? Як уникнути хаосу або негативної реакції, перейшовши в продуктивну площину?7. Як керівник проєкту буде опрацьовувати цей зворотний зв’язок та коригувати процес, без надлишкових втрат часу і ресурсу?8. Формування мануала/схеми/інструкції/методички/тощо по користуванню тими внутрішніми продуктами, що виникають у процесі або в результаті проєкту для всіх учасників змін. Це дозволить зменшити людський фактор та забезпечить наступність (тяглість) цих змін для кожного наступного її учасника.9. Як ви зрозумієте, що всі, хто має користуватись новими внутрішніми продуктами проєкту (чи буде до них дотичним), вірно зрозуміли суть зміни, правильно працюють з даними продуктами, не саботують зміни та усвідомлюють основну суть проєкту?10. Чи не виникає на будь-якому з етапів реалізації проєкту конфлікту інтересів між всіма його учасниками? Як з цим працювати?11. Корегування мануала/схеми/інструкції/методички/тощо по користуванню тими внутрішніми продуктами, що виникнуть у процесі або в результаті проєкту для всіх учасників змін на основі регулярного зворотного зв’язку і проміжного контролю.
3. Оцінка результатів1. Контрольна перевірка задоволеності впровадження змін після реалізації проєкту. Знайти причини невдоволення, якщо таке має місце.2. Контрольна перевірка вірності й якості використання внутрішніх або зовнішніх продуктів, що з’явились в процесі реалізації проєкту, всіма стейкхолдерами (всіма дотичними до даної зміни).3. Оцінити, чи вдалось досягнути успішного результату та встановлених на самому початку показників і критеріїв.4. Робота над помилками або внесення подальших покращень.5. Забезпечення подальшої підтримки проєкту, щоб кожен його учасник отримав свій власний бенефіт, а зміна стала прийнятою та засвоєною.

Відповідаючи відверто та усвідомлено на ці запитання, працюючи з командою, готуючись до можливих ризиків і зовнішніх обставин, розділяючи стратегічне і операційне планування та приділяючи достатньо уваги кожному з них, проявляючи гнучкість, оперуючи хоча б базовими фінансовими показниками та шукаючи нові способи представити свої товари і послуги на ринку, компанії стають сильнішими.

Наразі мова не лише про те, щоб «вижити», а і про те, щоб швидко і успішно використовувати наявні нові можливості, що виникають із обставин і змін на ринку навколо нас. Програма дала лише поштовх перспективним бізнесам і їх майбутнім планам, допомогла зі стратегією і дорожніми картами для їх досягнення. А далі на них чекає велика персональна робота і щоденний ріст як лідерів, що поведуть за собою команди навіть у невідомість в такі непрості для країни часи.

Саме тому Програма обов’язково отримає своє продовження, щоб український бізнес ставав сильніше і ті, хто не побоялись розвивати його та рухатись вперед з примноженими зусиллями, мали міцну руку підтримки та створювали нові сенси.

Публікація OPENMIND БІЗНЕС

Прокрутити вгору